اگر دانشجو باشید و حداقل یک پایان نامه فارسی را مطالعه کرده باشید حتما با سیستم شماره گذاری و فهرست بندی این نوشتارها آشنا هستید. نوشتن یک پایان نامه قواعد مشخصی دارد که می بایست به دقت توسط دانشجویان رعایت شوند. با این حال ممکن است برخی از اساتید راهنما تمایلی به کمک کردن در نوشتن و تنظیم پایان نامه به دانشجو نداشته باشند و در نتیجه بررسی درست یا نادرست بودن همه موارد فنی پایان نامه بر عهده دانشجویان است. یکی از نکات بسیار مهم درباره نوشتن پایان نامه ایجاد فهرست است. همان طور که احتمالا به ذهنتان هم رسیده در صورتی که چند پاراگراف به بخشی از یک پایان نامه اضافه شوند شماره صفحات دچار تغییرات کلی می شوند و باید دوباره همه شماره ها در فهرست را برای حالت جدید تنظیم کنید. این کار در صورتی که از قابلیت ایجاد فهرست خودکار Word استفاده نکنید به شدت دشوار و زمان گیر خواهد بود. به کمک فهرست های خودکار با تغییر محتوای نوشته دیگر نیازی به تغییر دستی همه صفحات نیست و کافیست یک بار فهرست مطالب را بروزرسانی کنید تا همه شماره صفحه ها بر اساس ساختار جدید مرتب شوند. در نتیجه اگر نحوه کار برای ایجاد فهرست خودکار را بدانید می توانید در وقت و اعصاب خود صرفه جویی کنید.  

برای استفاده از فهرست خودکار ابتدا باید صفحات پرونده شما شماره گذاری شده باشند (برای این کار از تب insert روی گزینه page number کلیک کنید و سپس bottom of page و در نهایت یکی از گزینه ها را انتخاب کنید).

پس از این مرحله نوبت به مرتب کردن عنوان ها خواهد رسید. عنوان ها در یک پایان نامه معمولا به صورت فصل بندی و سپس زیر بخش های یک فصل و زیربخش های یک عنوان فرعی مرتب می شوند. برای مثال می توان حالت زیر را به صورت کاملا خلاصه در نظر گرفت.

کاری که باید پیش از نوشتن پایان نامه یا بعد از اتمام آن انجام دهید اختصاص یک استایل heading به هر کدام از این عنوان هاست. منوی استایل ها در تب Home و در سمت راست قرار دارد و معمولا اولین استایل normal است که نوشته ها بر اساس آن تنظیم می شوند.

همان طور که مشاهده می کنید در همین بخش گزینه های Heading 1 و Heading 2 وجود دارند. روی Heading 1 کلیک راست کرده و modify را انتخاب کنید. در پنجره جدیدی که ظاهر می شود می بایست نوع و اندازه فونت های فارسی و انگلیسی را بر اساس آیین نامه دانشگاه محل تحصیل تنظیم کنید. (برای تغییر فونت ها بهتر است در گوشه پایین سمت چپ بر روی Format کلیک کرده و سپس Font را انتخاب کنید و در پنجره جدید تغییرات را اعمال کنید). در نهایت بر روی OK کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره شوند.

برای heading 2 هم همین کار را تکرار کنید. پس از این کار word به صورت خودکار heading 3 را ایجاد خواهد کرد که می توانید آن را هم بر اساس تنظیمات خود تغییر دهید. به همین ترتیب word پس از این کار heading 4 و بعدی ها را هم خواهد ساخت تا در صورت نیاز از آنها استفاده کنید. پس از پایان یافتن تغییرات (معمولا تا Heading 4 برای یک پایان نامه کافی خواهد بود) نوبت به اختصاص استایل به عناوین می رسد. کافیست عنوان مورد نظر را انتخاب (Select) کرده و بعد روی Heading مورد نظر کلیک کنید تا به قالب آن در بیاید. برای مثال فصل 1 با Heading 1، بخش 1-1 با heading 2، فصل 2 باز هم با heading 1 (چون ساختار آن از نظر اندازه و نوع فونت مشابه تیتر شروع فصل است)، بخش 2-3-1 با heading 3 و مشابه آن برای فصل های بعد انجام می شوند.

حالا کار تقریبا به پایان رسیده. باید پیش از آغاز فصل ها و بر اساس آیین نامه دانشگاه یک صفحه برای فهرست ایجاد کنید. اگر صفحه ای برای این کار اختصاص داده اید می توانید به همان صفحه رفته و ادامه مراحل را دنبال کنید. در غیر این صورت در ابتدای صفحه ای که باید بالای آن یک صفحه فهرست ایجاد شود کلیک کنید، سپس از تب insert گزینه blank page را انتخاب کنید.

حالا برای ایجاد فهرست خودکار از منوی References گزینه table of contents و سپس automatic table 1 را انتخاب کنید.

اگر ترتیب منوی شما برعکس است (از چپ به راست) کافیست آن را سلکت کرده و به کمک تنظیمات تب Home گزینه راست به چپ نویسی را انتخاب کنید تا همه چیز مرتب شود. همچنین می توانید با کلیک بر روی Contents آن را به فهرست مطالب تغییر دهید.

این فهرست قابلیت آن را دارد که به صورت خودکار شماره صفحات را مرتب نماید. در نتیجه هر گاه محتوایی به پایان نامه اضافه کرده یا بخشی را حذف کردید و حالا قصد دارید فهرست را بروزرسانی کنید کافی است بر روی همین بخش فهرست کلیک کنید و سپس در بالای آن update table را انتخاب کنید. در پنجره ای که باز می شود هم باید گزینه update page numbers only را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.

با این روش می توانید یکی از مشکلات بسیار بزرگ و زمان بر نوشتن پایان نامه را به سادگی حل کنید.